江南的注册网址各类档案管理暂行规定

一、党、政档案工作的基本原则

1. 凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。

2. 党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

3. 党、政文件材料应严格实行文书处理部门立卷归档制度。

4. 党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”：即纳入学校各单位的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：既布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。

5. 各单位要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同学校档案部门认真做好党、政档案的收集、整理归档工作。

6. 要努力实现党、政档案工作从手工管理向现代化管理的转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。

二、归档范围的确定

（一）确定的原则

1. 归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

2. 归档的党、政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3. 归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

（二）归档的主要内容重点

1. 归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其它单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

（三）不归档的文件材料

1. 上级机关普发非专指高校供参阅、不办的文件材料。

2. 上级机关发来供工作参考的抄件。

3. 上级机关征求意见未定稿的文件。

4. 重份文件。

5. 无查考利用价值的事务性、临时性文件。

6. 未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件，草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。

7. 从正式文件上摘录的供工作参阅的非证明材料。

8. 无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性、建设性意见的人民来信。

9. 学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。

10. 本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料。

11. 为参考目的从各方面收集的文件材料。

12 .非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

三、党、政文件材料的部门立卷和归档流程

（一）形成积累

1. 各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生新的内容，编制案卷类目。

2. 每个立卷归档单位的专职文书处理人员或兼职档案人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归卷。

（二）立卷

1. 立卷原则

文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，以便于查找利用为原则。

2. 立卷分工

① 中共中央、国务院、市党委、人民政府、教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的由党政办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

② 以党委、学校名义的发文，由党政办分别立卷归档（一般应保存两份以上）。以部门名义的发文，由各部门立卷归档，重要的也应有两份以上。

③ 党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党政办分别立卷归档。职能部门以党委和学校的名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

④ 两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

⑤ 各临时机构、撤消机构形成的材料，应于机构撤消前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其它单位。

⑥重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

3. 立卷程序

按照归档时间要求由专（兼）职档案员按案卷类目将文件收齐归卷，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：

① 检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。

② 检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。

③ 检查案卷文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。

④ 检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。

4. 立卷分类

① 分年度

先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示和批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。

② 分问题

将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

③ 分期限

将文件按照规定的不同保管期限分开。

5. 立卷组合

① 立卷组合的基本要求

立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密。

② 立卷组合形式，一般按下述内容和顺序进行：

会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；

非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；

人民来信材料，可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组合；

统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；

学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；

工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；

简报按名称或期号组合；

其它文件材料可按照特殊的形式组合。

6. 卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列

批复、批示在前，请示、报告在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

转发件在前，被转发件在后；

非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；

其它文件材料按时间顺序排列。

7. 对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物。

8. 成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。

卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角。

9. 填写卷内文件目录

顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

文号：文件制发机关的发文字号。

责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号。

日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号。

页号：卷内文件起止之页的编号。

10. 填写卷内备考表

本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。

立卷人：由组成本卷的责任者签名。

检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。

11. 拟写案卷标题。要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“xxx文件材料”；除一般函件外，不得用“xxx来往文书”；除了非诉讼案件材料外，不得用“xxx案件”。

12. 归档验收

文书立卷部门整理好案卷，学校档案部门派人检查合格后，填写移交目录，在次年6月份以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。

（三）党、政档案的管理

1. 分类编号

① 按《中国档案分类法——教育档案分类表》分类标引，给出检索分类号。

② 根据学校党、政档案的内容特点和形成规律，编制用于档号的二级类目代号简表。

③ 党群、行政类档案档号 = 年度号 + 党、政档案分类号 + 案卷号

其模式如下：

案卷号按最下位类目流水。年度用自然年度。

2. 编目

① 档案部门对接收的案卷的卷脊档号栏书写档号，也可以贴上注有档号的标签。标签下沿的位置距案卷脊背底边40毫米处。

② 按分类原则编制党、政档案案卷目录。

③ 依据GB3972.5－85《档案著录规则》，对每个案卷进行填写案卷级和文件级著录标引卡片，作为手工检索和计算机采集卡使用。

为了方便调阅档案，应编制全引目录、分类目录、专题目录、主题目录卡片作为检索工具。

④ 及时将著录数据存储到计算机中，用计算机进行管理，并与学校信息系统联网。

3. 排架

① 将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。

② 与文件材料配套的特殊载体记录的党、政档案，按《声像载体档案工作规范》的有关条款处理。

4. 档案的保管

① 库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施。

② 库房标准温度为14－24℃，标准相对湿度为45－60%。

③ 案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位，按不同门类、载体、依档号顺序排列。

④ 案卷应依档号顺序排放，库房柜架应编顺序号，各柜、各库均应有档案资料存放标志图、示意图。

⑤ 档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决。对破损、褪变档案及时修补复制。

5. 档案的鉴定和统计

① 根据上级档案部门有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。

② 在分管校长领导下，档案部门和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册经分管校长批准后，方可存毁。

③ 销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

④ 建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据。

⑤ 按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。

⑥ 对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，报告学校领导。

（四）党、政档案的开发利用

1. 阅览

① 应设检索、阅览室，改善阅览条件并配置必要的复制设备，为利用者提供方便。

② 健全借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量、手续等事项。

③ 档案查、借、归还时，由利用者和档案部门共同进行清点检查，并在档案查阅或借阅登记簿上登记，借出档案要从严掌握，要定期催还，需续借者，应重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应停止其借阅。如果发现档案损坏或丢失，根据有关规定，区别不同情况，严肃处理。

④ 对离校及离退休人员，在办理调离手续前，必须清还档案。

2. 根据工作需要，编制配套的检索工具和参考资料，档案馆指南等。

3. 对党、政档案进行加工汇编工作，编制全宗介绍、年鉴、学校大事记、组织机构沿革、基础数字汇编等。

4. 根据社会和学校需要，在适当时候通过展览和新闻媒介公布一定数据的档案资料。

5. 古老、珍贵的档案，应备有缩微或复制件，以代替档案原件提供利用。

6. 结合本校管理工作现代化的进程，创造条件，应用计算机进行档案资料的检索、汇编，提高开发利用档案的能力。

（五）党、政档案工作岗位责任制

1. 分管档案工作的校领导职责

① 组织全校性的宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。

② 加强对学校档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划，并列入学校议事日程，督促分管部门按上级和学校档案部门要求做好应做的工作。

③ 关心档案工作和档案馆的建设与发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与学校的各项工作协调发展。

2. 分管档案工作的各单位领导职责

① 组织本单位人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程，每季度或每学期研究一次档案工作。

② 加强与学校档案部门联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量。

③ 做好文秘工作人员和专（兼）职档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。

3. 各立卷部门专（兼）职档案干部职责

① 坚持平时立卷，根据本单位不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档。

② 负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

③ 归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要。

④ 主动接受档案馆的业务指导和督促检查；按规定时间向档案部门归档。

⑤ 积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

⑥ 注意文件材料的安全和保密工作。

4. 学校档案部门负责人职责

① 负责制定党、政档案的工作计划、规划，进行年终档案工作总结，拟制（修订）业务工作的各项规章制度，并认真地组织实施。

② 对本馆人员进行合理分工，随时掌握工作情况，按计划完成任务。

③ 组织本馆人员参加政治和业务学习，组织文书处理部门专（兼）职人员的业务培训。

④ 负责接待、处理有关单位和群众的来访、来函、负责有关党、政档案业务工作对外联系。

⑤ 调查了解本校党、政档案工作情况，并就党、政档案的改革等有关问题，提出意见和建议。

⑥ 完成有关领导交办的事宜。

5. 党、政档案管理人员职责

① 指导、监督、检查、协助文书立卷人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作。

② 对接收入库的党、政档案进行分类、整理、编制多种检索工具，有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源的开发工作，为学校各项工作及社会利用档案史料服务。

③ 贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定，维护涉密档案的安全。

④ 做好“八防”工作，确保档案材料完整、安全。

⑤ 对保存的党、政档案数量进行准确的统计。

（六）学校党群行政类档案归档范围和保管期限表

1 ． DQ11 党务综合

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级党组织有关党的建设的文件材料

（如文件是针对本校的，则永久保存） 长 期

2 本校党代会文件材料

(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、

发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和

代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍，大会选举

办法，选举结果和上级批复等。 永 久

(2)提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小

组会议记录等 长 期

(3)参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选
票式样 短 期

3 本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书

记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件 永 久

4 党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结） 永 久

5 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永 久

6 以党委名义召开的工作会议材料 永 久

7 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 永 久

8 党委负责人在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 永 久

9 党委工作简报 永 久

10 党委大事记 永 久

11 党群系统启用印章的文件和印模 永 久

12 党群系统重要统计材料 永 久

13 党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示

及批复 长 期

14 党委保密、秘书工作的有关文件 长 期

15 重要的群众来信来访及处理材料 长 期

16 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 长 期

17 分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、

调查材料、会议记录和统计表 长 期

18 分党委、总支、直属支部党建工作及有关材料 长 期

19 分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料 长 期

2 ． XZ11 行政综合

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级有关高校行政管理的综合性文件 长 期

2 全校性的规章制度 永 久

3 学校年度、学期工作计划、报告、总结 永 久

4 校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要 永 久

5 校务委员会委员名单、会议记录、纪要 永 久

6 全校性的工作会议、座谈会文件 长 期

7 校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿 长 期

8 本校教育事业规划、计划及上级批复 永 久

9 学校评估材料 永 久

10 教职工代表大会文件材料 长 期

11 本校向上级的请示及其批复 永久或长期

12 本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷） 长 期

13 有关全校性工作的调查材料和经验总结 永 久

14 学年报表及综合统计 永 久

15 启用印章的文件及印模 永 久

16 本校历史沿革、情况介绍 永 久

17 本校大事记、简报、信息、动态等 永 久

18 校史工作材料 永 久

19 校友工作材料 长 期

20 校庆工作材料 长 期

21 群众来信来访文件材料 长 期

22 普选工作材料 短 期

23 上级有关与本校的来文 长 期

24 学校会议记录、纪要、简报 长 期

25 学校工作计划、总结、报告 长 期

26 学校开展各种学术活动的文件 长 期

27 学校与国内单位协作的材料 长 期

28 学校统计年报及重要资料 长 期

（七）党群行政档案分类编目

1. DQ党群

2. XZ行政

一、教学档案工作的基本原则

1. 凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

2. 教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。

3. 教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发和利用。教学档案中的少数不属于永久保存的类目，如本科生毕业论文、实习报告等由学院保存。

4. 教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

5. 各单位应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专（兼）职档案干部，统一管理本部门的教学文件材料，并按期向档案馆办理移交。

6. 努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理转变。逐步参与教学管理，成为教学管理和教改的参谋部门，成为教学业务工作的信息咨询部门之一。

7. 逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。

8. 要把教学档案工作列入本校教育发展计划。

二、教学档案归档范围的确定

（一）确定的原则

1. 归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2. 归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3. 归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

（二）归档的主要内容和重点

1. 归档的主要内容包括综合管理、学校与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面。

2. 归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

（三）不归档的文件材料

1. 上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件。

2. 上级有关教学的未定稿的文件。

3. 重份文件。

4. 无查考利用价值的事务性临时性文件。

5. 非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件。

6. 校内其它单位发来的文件。

7. 与校外单位交换来的材料。

三、教学文件材料的部门立卷与归档流程

（一）形成与积累

1. 每年新学年开始后，部署新学年工作时，同时布置形成积累教学文件材料的任务。

2. 各单位专（兼）职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料，并定期进行整理。

3. 档案馆随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好文件材料的积累工作。

4. 归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。

5. 教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件（研究生论文、专著、优秀教材等）除原稿外，根据实际情况，酌加副本。

（二）整理组卷

1. 坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各单位教学管理部门的专（兼）职档案员负责将积累的文件材料向档案馆归档。

2. 根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷以便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。

3. 在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。

4. 卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

5. 卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损及篇幅较小的文件材料应进行修补。

6. 凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。

7. 各种材料大小与A4纸相同，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

8. 文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签。填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其它载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。

9. 按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的上角。不装订的以件为单位者，应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

10. 填写卷内目录及备考表。

11. 凡教师业务档案中规定的内容已分别归入其它类档案的，如专著、论文已归入出版类，科研成果已归入科研类，应在卷内目录中注明相应类目的档号。

12. 文件形成部门提出每个案卷的密级并会同档案馆确定。

13. 填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。

（三）归档验收

1. 移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

2. 移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。

3. 教学综合管理文件次年6月底前归档，其它各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）当年寒假前一次性归档。

（四）教学档案的管理

1. 分类编号

① 按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引，给出检索分类号。

② 根据教学档案的内容和特点，编制用于组成档号的二级类目代号简表。

③ 教学类档案档号 = 年度号 + 教学档案分类号 + 案卷号

模式如下：

案卷号按最下位类目流水。

属于教学管理内容的采用自然年度。其余可采用教学年度。涉及学籍问题的，可采用入学时的年度（“级”）。

2. 编目

① 每卷档案脊背上填写档号，也可另行贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离底边40毫米处。

② 按照GB3972.5－85《档案著录规则》，编制教学类档案案卷级、文件级著录卡，作为手工检索卡和计算机采集卡使用。

③ 登录教学档案目录，按档号顺序，以案卷为对象填写。

④ 编制各种分类目录和专题目录，积累到一定程度后，打印汇编出版。

⑤ 编制教学档案数据输入计算机数据库，逐步实现与本系统的信息库联网。

3. 排架

① 将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。

② 与文件材料配套的特殊载体记录的教学档案，按《声像载体档案工作规范》的有关条款处理。

4. 档案的保管

① 库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

② 库房标准温度为14－24℃，标准相对湿度为45－60％。

③ 案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。依档号顺序排列。

④ 案卷应依档号顺序排放，库房柜架应编顺序号，各柜应有档案资料存放标志图、示意图。

⑤ 档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。

5. 档案的鉴定和统计

① 根据上级档案部门有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。

② 在分管校长领导下，档案部门和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查；对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册经分管校长批准后，方可存毁。

③ 销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

④ 建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据。

⑤ 按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。

⑥ 对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，报告学校领导。

6. 档案的补充与修改

① 各单位随时将收集到的教学文件材料经整理后向档案馆补充归档，档案馆负责教学档案的人员应及时将补充材料插入卷内相应的位置，并在卷内目录、帐本上补充填写。

② 凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在部门主管领导批准；未经批准，不得修改任何文件材料。

四、教学档案工作岗位责任制

（一）教学管理部门领导的职责

1. 制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督执行。

2. 加强与学校档案馆联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。

3. 对本部门管理干部和专（兼）职教学档案员提出具体要求，并帮助他们解决一些实际困难。

（二）学校档案馆职责

1. 认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，制订本校教学档案工作各项管理制度并付诸实施。

2. 督促、指导和检查全校教学档案工作，验收各部门移交的教学档案。

3. 按照《教学类档案工作规定》要求做好教学档案的各项业务工作。

4. 努力开发教学档案信息资源，充分发挥其作用。

5. 积极开展教学档案理论研究，参加各种学术活动，不断提高工作质量。

6. 组织全校专（兼）职教学档案员的业务学习，经验交流。

（三）各部门专（兼）职教学档案干部职责。

1. 做好本单位教学文件材料的形成积累工作。

2. 将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并及时向学校档案馆移交。

3. 做好存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

（四）学校教学类档案归档范围和保管期限表

1 ． JX11 综合

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级有关教学工作的文件 长 期

2 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 永 久

3 学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结 永 久

4 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 长 期

5 统计报表 永 久

2 ． JXl2 学科与实验室建设

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件 长 期

2 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料 永 久

3 重点学科、专业、实验室建设材料 永 久

4 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料 长 期

5 学科、专业、实验室建设统计报表 永 久

3 ． JXl3 招生

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级有关招生工作的文件 长 期

2 招生计划、规定、生源计划 长 期

3 新生录取材料及新生名单 长 期

4 招生宣传、招生工作总结 短 期

5 研究生入学试题及指导教师名册 长 期

4 ． JXl4 学籍管理

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 新生入学登记表 永 久

2 学生学籍卡片 永 久

3 学生成绩总册 永 久

4 在校学生名册 永 久

5 学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学） 长 期

6 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级） 长 期

7 学生处分材料 长 期

5 ． JXl5 课堂教学与教学实践

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 各专业教学计划、教学大纲 永 久

2 课程建设要求及安排，校历表，课表 长 期

3 各学院专业课程试题库 长 期

4 典型教案、重要备课记录 长 期

5 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料 短 期

6 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 短 期

6 ． JXl6 学位

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级有关学位工作文件 长 期

2 本校学位评定条例、办法及计划、总结 长 期

3 学位委员会会议记录、决定 长 期

4 学位委员会授予各层次学位清册 永 久

5 本科生优秀学士学位论文 , ;, ; 长 期

6 博士、硕士研究生学位论文及评审材料 长 期

7 ． JXl7 毕业生

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 上级有关毕业分配的文件 长 期

2 毕业生工作计划、简报、总结 长 期

3 毕业生供需统计、计划、合同 长 期

4 毕业生正式分配方案及调配派遣名册 永 久

5 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 长 期

8 ． JXl8 教材

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 自编、主编教材 长 期

2 各学院各专业使用教材目录 长 期

3 自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集 长 期

4 其它有保存价值的自编参考资料 短 期

9 ．附录 存院教学类档案

序 号 类 目 名 称 保管期限

1 本科生毕业论文及评审意见 长 期

2 课堂教学材料、课程进度表 短 期

3 教师任课安排、教案 长 期

4 优秀实习报告 短 期

5 本专业教学检查、调查材料及总结 短 期

6 教师工作量核算、登记材料 短 期

7 研究教学工作的总结、分析材料及论文 长 期

8 研究教学相关编研材料及各类统计报表 长 期

9 院教学检查、教学会议记录 长 期

10 领导、督导专家听课记录 短 期

11 获得各类奖项统计表、奖状复印件 短 期

12 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料 短 期

13 科研、后勤等单位支持教学工作有关文件 短 期

14 试卷与试卷分式报告 短 期

15 各周会议安排表 短 期

一、科研档案工作的基本原则

1. 凡在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属科研档案。

2. 科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全、便于开发利用。

3. 科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

4. 要努力实现学校的科研档案工作从经验管理向科学管理转变，并逐步采用先进管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学校工作和社会发展服务。

5. 把科研档案工作列入本单位科研工作的发展计划中。

二、科研档案归档范围的确定

（一）确定的原则

1. 归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2. 归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目（课题）活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3. 归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

4. 几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供给主持单位。

5. 与国外合作的研究课题，经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法，一般应归入外事类。

（二）归档的主要内容和重点

1. 归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见学校科学研究类档案归档范围和保管期限表；

2. 归档的重点是本校承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料；

3. 取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

（三）不归档的文件材料

1. 上级有关科研的普发的（非专指高校）、不办的文件。

2. 上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书。

3. 未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目。

4. 重份文件。

5. 无查考利用价值的事务性、临时性文件。

6. 非隶属单位抄送的不办，也无参考价值的文件。

7. 校内其它单位发来的文件。

8. 与校外单位交换来的材料。

三、科研文件材料的部门立卷与归档流程

（一）形成积累

1. 课题组长在制定和讨论工作计划安排时，向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。

2. 由课题组兼职档案员到科研处领取文件积累袋、实验记录本、科研报告等统一用纸。

3. 科研处和各课题组，按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。

4. 科研部门应深入课题组了解课题进展情况，督促、指导科技人员做好科技文件材料的积累工作。

5. 归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一、图样清晰、签字手续完备。

6. 科研管理性文件材料归档一份，科研报告底稿一份，复制稿两份，原始资料全部。

（二）整理组卷

1. 坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后，由本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷。

2. 根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料，成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。

3. 内容不可分的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。

4. 拆除案卷内的金属物，对破损的科研文件材料进行修补。

5. 科研文件材料根据实际情况采用科技档案袋、盒（夹）等方式保管，每件科研文件材料用线装订。

6. 科研管理部分的文件材料，按党、政档案要求组卷装订，并编写件号及每件材料的标题。装订卷的全部科研文件材料按顺序编写页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的上角。不装订卷的全部科研文件材料，以件为单元，在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号戳记，并逐项填写。

7. 除密不可分的配套的声像载体材料外，其余均应分别组卷专柜保管，档号必须与文字材料卷保持一致，并按《声像载体档案工作规范》要求处理。

8. 课题组组织归档前的鉴定工作，提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见，密级分为绝密、机密、秘密三种，按《科学技术保密条例》办理。

9. 填写卷内目录、备考表和案卷封面。

10. 课题组长填写归档说明书，放在每个研究课题第一卷的卷内目录之前。

（三）归档验收

1. 归档时间

① 研究课题在鉴定验收后两个月内归档。

② 暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。

2. 重大科研项目的鉴定、评审工作必须有学校档案部门参加。

3. 归档时档案部门应进行审查、验收，并在成果登记表上签署意见，加盖档案部门专用章。凡归档不完整、不齐全者，学校档案部门拒绝出具证明，科研管理部门不得申报成果。

4. 课题组填写科研档案移交目录一式两份，连同案卷向科研部门移交，然后经科研部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字，并各执一份存查。由科研部门鉴定3年后向档案部门移交。

（四）科研档案的管理

1. 分类编号

① 按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引、给出检索分类号。

② 根据科研档案的内容和特点，编制用于组成档号的二级类目代号简表。

③ 科研类档案档号 = 年度号 + 科研档案分类号 + 案卷号

模式如下：

案卷号按最下位类目流水。综合类用自然年度。项目用完成年度。

2. 编目

① 档案部门对接收的案卷在卷脊上填写档号，也可以另行贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离案卷脊背底边40毫米处。

② 登记科研档案目录，按档号先后顺序，以案卷为对象填写。

③ 编制各种分类目录、专题目录，按照GB3792.5－85《档案著录规则》编制课题案卷级，文件级科研档案著录卡，作为手工检索卡和计算机采集卡使用。

④ 编制科研档案著录卡数据存储到计算机数据库中，并在信息系统建立后，按要求与之联网。

3. 排架

① 按档号顺序排架。

② 与文件材料配套的声像文件材料，按《声像载体档案工作规范》有关条款处理。

4. 档案的保管

① 库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

② 库房标准温度为14－24℃，标准相对湿度为45－60％。

③ 案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符，依档号顺序排列。

④ 案卷应依档号顺序排放，库房柜架应编顺序号，各柜应有档案资料存放标志图、示意图。

⑤ 档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。

5. 档案的鉴定

① 由课题组、科研管理部门和档案馆三结合小组，根据科研档案科学价值，以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用，进行档案价值的鉴定。鉴定包括对研究课题档案进行整体鉴定和确定每个案卷的保管期限。

② 对研究课题档案进行整体鉴定，以整套研究课题档案为单元，按课题的任务来源、意义、科技水平、经济和社会效益以及历史价值，划分重大、重要、一般三级。

属于重大级研究课题档案主要是指：国家和各部、委下达的重要研究项目，以及重要的国际合作项目的档案；获得国家级各类成果或部、省级二等科技成果以上奖（含二等奖）的项目档案；

属于重要级研究课题档案主要有：国家各部门和省下达的较重要的研究项目，以及一般国际合作项目的档案；获得各部委、省级三等以下科技成果奖（含三等）的档案；属国家级、部级重大研究项目，因故中断研究，但在较长时期内具有较高查考应用价值的档案；

属一般级研究课题的档案主要是除上述二类以外的一般性研究项目或未取得成果的科研档案。

③ 确定具体案卷的保管期限，以每个案卷为单元，根据科学研究类档案归档范围结合不同学科专业、不同类型科研工作的特点，确定卷内文件的保管期限。

④ 鉴定工作分为归档前鉴定和归档后鉴定两个阶段。归档前鉴定，见科研档案整理组卷第8条。归档后鉴定，按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

⑤ 档案的统计

健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据。

按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。

对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，报告学校领导。

6. 档案的补充与修改

① 科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后向档案部门归档，并根据获得成果奖情况，及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。

② 对己归档的科研文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经有关主管负责人同意，未经批准，严禁修改已归档的任何科研文件材料。

③ 档案部门对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的可归入相关的案卷内，并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。

7. 科研档案的开发和利用

① 努力开发利用科研档案，为提高本校教学、科研水平，提高社会效益和经济效益服务。

② 借阅按《高等学校档案部门业务建设规范》第11条执行。

③ 咨询服务、报道交流。

指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。

根据科研工作需要和条件的可能，选择若干重点研究课题，主动介绍有关档案材料，进行定题跟踪服务。

了解与本单位有关的技术市场动态，积极为开拓技术市场提供服务。

定期编制科研档案目录或内容摘要，在单位内部提供利用并有选择地进行外部交流。

充分发挥科研档案的法律凭证作用，为保护科技成果所有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供凭证。

④ 根据科研和管理工作的需要，积极创造条件，编辑各种形式的参考资料，如档案文摘、科技成果简报、论文汇集、专业数据、汇编、专题资料等，为利用者服务。

⑤ 注意收集、登记利用科研档案后取得的社会、经济效益，并将实例汇集成册，印发宣传。

⑥ 在科研档案的利用开发中，必须严格执行国家和科技保密、专利等法规制度。

⑦ 结合本单位管理工作现代化的进程，创造条件，逐步应用计算机进行档案材料的检索、汇编等，提高开发利用档案的能力。