一 总 则

（一）为进一步加强学校干部人事档案的管理工作，提高科学管理水平，做好档案材料的收集、鉴别和整理工作，有效地保护和利用档案，更好地为学校组织干部人事等部门服务，制定本规定。

（二）干部人事档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实际等内容的文件材料，以个人为单位立卷归档保存的文字材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

（三）遵照《中华人民共和国档案法》的有关规定，任何单位和个人都有保护档案的义务。

（四）按照中组部《干部档案工作条例》的有关规定，学校的干部人事档案固定专人管理，业务工作接受学校党委组织部、人事处的领导和中组部、教育部有关业务部门的检查指导，维护学校干部人事档案的完整与安全，开展干部人事档案的利用工作。

二 干部人事档案室职责

（一）贯彻执行国家关于干部人事档案工作的政策法规，保管全校（副校级以上领导干部档案除外）教职工、离退休人员、出国人员、学生档案，为国家积累档案史料。

（二）收集、鉴别和整理干部人事档案材料。

（三）办理干部人事档案的查阅、借阅和转递。

（四）做好干部人事档案的安全、保密、保护工作。

（五）登记干部职务变动，为有关部门提供干部的情况。

（六）调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和业务指导。

（七）逐步实现干部人事档案管理的科学化、规范化和现代化。

（八）定期向综合档案室移交死亡人员的档案。

三 干部人事档案材料收集与归档

（一）履历材料

1.履历表、简历表。

2.干部、工人、职工、教师、医务人员、军人、学生、学员等各类人员登记表（无毕业字样）。

3.个人参加革命活动简历材料。

（二）自传和属于自传性质的材料

1.本人撰写的叙述自己经历、思想变化过程、家庭和社会关系等情况的材料。

2.有自传内容的入党、入团申请材料（与申请书能分开的）。

（三）鉴定、考察、考核材料

1.个人鉴定。

2.以鉴定为主要内容的干部、党员、团员、职工、学生（学员）等各类人员登记表。

3.组织正式出具的学习、工作、出国（境）、调动、挂职锻炼及其它有关方面的鉴定性表格和文字材料。

4.定期考核、任职考核、年度考核登记表及民主评议的综合材料。

5.组织审定的作为干部任免、调动依据的正式考察材料。

6.审计工作中形成的主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考核材料。

7.大中专毕业生转正定级鉴定表。

8.毕业实习、工作实习（见习）鉴定表。

9.学生军训考核表。

10.中学生社会实践活动登记表。

11.学生教育实习考核表、报告表。

（四）学习培训、评聘职称、创造发明、论文论著等材料

1.国民教育、成人教育、党校、军队院校、高校《专业证书》班、高（初）中学生（学员）的考生登记表、报名表（选拔表、推荐表）、毕业生登记表、授予学位的材料、学历证明、学习学籍表、成绩表（单）、记分册、退学决定、学员思想小结（结业）、三个月以上业务培训结业成绩登记表、军训成绩表、毕业生综合测算表（含成绩、名次）、学生教育实习成绩评定表、博士后研究人员进站申请表、工作期满登记表等材料。

2.经组织审核后盖章的、有中外文对照的留学成绩单、毕业证书、学位证书（证明），国外学历认证书，留学回国人员证明。

3.专业技术职务任职资格评审表（呈报表）、申请表，专业技术资格考试申请表、成绩合格登记表，业务自传，聘任、确认、套改、晋升和解聘专业技术职务（职称）的审批表、登记表，院士审批材料（登记表、通知），教师资格（过渡）申请表。

4.创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文的目录（目录要经单位组织批注意见并盖章后，方可归档）。

（五）政审材料

1.政治历史情况（包括党籍问题）的审查材料：上级批复、审查（复查）结论、本人对结论的意见、调查报告、作为结论依据的调查证明、证据材料、检查交代或情况说明材料。

2.政治历史问题甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

3.因入党、入团、参军、上学、出国（境）等形成的政审材料。

4.家庭情况调查表，家庭成员、主要社会关系政治历史情况调查、证明材料，冤假错案的平反决定、通知或复查意见等。

5.组织正式做出的反映个人“文革”、“1989年政治风波”中表现材料及写实表。

6.确定和更改民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加工作时间的个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料，确定军队转业干部、复员退伍军人入伍时间的证明材料。

7.大专院校考生政治思想品德考（审）查表。

（六）加入中国共产党、共青团、民主党派的材料

1.中国共产主义青年团入团志愿书、入团申请书、团员登记表、退团及超龄离团材料。

2.中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书（1－2份系统、全面的）、预备党员转正申请书、证明入党的有关材料、综合性政审材料及有关证明。

3.民主评议党员组织意见、登记表，民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料。

4.党员登记表、党员重新登记表，整党工作中不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料，取消预备党员资格的组织意见，退党材料。

5.加入民主党派的有关材料。

（七）表彰奖励活动中形成的有关材料

1.国家科技奖（含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖）。

2.劳动模范、先进工作者、有突出贡献的优秀专家、优秀党务工作者、优秀党、团员、优秀教师等推荐表、审批（呈报）表、先进事迹材料、先进事迹登记表。

3.立功、授勋、嘉奖。

4.通报表扬等以及在其它工作中形成的表彰材料。

（八）处分材料：（法院、公安、纪律检查、监察、审计、组织和人事等行政管理等部门在处理违反党纪、政纪、国法等工作中形成的有关材料）

1.处分决定、免予处分的意见、核实（调查）报告、上级批复、本人对处分决定的意见及检查、交待材料。

2.复查、甄别报告、决定（结论）、撤销处分的材料、确属错误、组织上未给予处分的说明材料和本人对错误的认识交代或检查、上级批复。

3.通报批评材料（指上级机关或本系统内点名通报批评所形成的正式材料）。

4.行政、刑事拘留审批材料、劳动教养材料、法院判决书。

（九）工资待遇、干部任免、出国（境）、其它材料

1.办理工资、待遇等工作中形成的材料：

（1）见习期、试用期、转正定级工资审批表、军人转业定级定工资审批表。

（2）提职、升级、奖励晋级等工资变动审批表、登记表。

（3）享受专家特殊津贴的呈报表。

（4）解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。

2.干部任免录用等材料：

（1）干部任免审批表（包括所附的考察、表现情况材料）、选拔干部审批表、转干审批表、吸收录用干部审批表。

（2）考试录用和聘用干部工作中形成的报考登记表、考察材料、聘用审批表、合同书，政审结论和有关证明材料，续聘、延聘、解聘、辞退材料。

（3）知青、招工审批（登记）表、应征入伍、兵役登记表；军队转业干部、复员军人审批报告表、登记表。

（4）离（退）休审批表、离休干部享受行政级别待遇审批表。

（5）授予（晋升）军（警）衔审批表。

3.出国（境）材料

因公出国（境）审批表、政治审查表，因私出国（境）备案表。

4.其它材料：

（1）出席区县级以上党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派会议的代表登记表、委员简历、政绩材料等。

（2）养老保险材料。

（3）援藏扶贫、讲师团人员登记表。

（十）其它可供组织上参考的材料：

1.有严重慢性疾病、身体残疾的体检表，新录用干部体检表。

2.工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，因病提前退休人员的个人申请及医院证明。

3.办理丧事形成的有关材料：悼词、生平、报纸报道消息、讣告、非正常死亡的调查报告、医院证明、遗书等。

4.大中专毕业生就业派遣通知书。

5.保留全民身份审批表。

6.参加四清、下放干部思想总结。

7.民事纠纷判决书、调解书，离婚材料。

8.其它对考察了解使用干部有参考价值的材料。

四 归档要求

各有关干部人事档案管理部门与具体责任人，要切实把好“入口关”，本着实事求是的原则，认真收集反映干部的政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩的材料，做好归档工作。

（一）归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

（二）归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

（三）干部任免、职称评审与聘书一般不存文件，只存任免表、评审表和聘任表，但承办部门需在表中注明任免或聘任依据的文件文号、标题、日期、批准机关等。

（四）国外留学成绩单、毕业证书、学位证书，要求既要有原件也要有翻译件，经人事处核实、加盖公章一并归档。

（五）干部人事档案材料的载体应使用16开（19×26厘米）规格的办公用纸，材料左边应留出2－2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

（六）材料形成部门在移交归档材料时，必须写好材料移交清单，由干部人事档案室签收，移交清单需妥善保管备查。

（七）任何部门和个人不得积压、损毁、丢失、涂改、伪造干部人事档案材料，对利用档案材料营私舞弊的，视情节轻重予以严肃处理。

（八）学生档案是学生德智体情况的原始记录，是员工最早的人事档案，请各有关负责学生档案材料的部门，认真做好学生档案材料的制作、归档工作。

五 归档时间

（一）凡属组织、人事部门形成的干部人事档案材料，一般在形成正式材料后20天内移交干部人事档案室归档。

（二）非组织、人事部门形成的干部人事档案材料，一般在形成正式材料后30天内移交干部人事档案室归档。

（三）调入人员的档案，人事处应在调入人员报到后的30天内将其档案移交干部人事档案室；逾期未转入的，人事处应及时与调入人员的原单位联系转档事宜。

（四）学生档案材料的移交

1.研究生院应在每年的 10 月 30 日 前将研究生（新生）档案移交干部人事档案室（档案袋上要注明学号、姓名，以学号的顺序排序，并附新生名册）。

2.招生就业处应在每年的 11 月 15 日 前将本科生（新生）档案移交干部人事档案室（按新生名册、以班级为单位、以学号的顺序排序移交。有重名的，要在档案袋上注明学号、籍贯、性别等，以便区分）。

3.有关学, 生工作部门形成的学生档案材料：学生入学登记表、入团、入党（正式党员）奖惩、鉴定、退学等材料，各部门应在材料形成后的30天内移交干部人事档案室归档；对于毕业学生的归档材料：入党（预备党员、入党积极分子）的材料、毕业生登记表、成绩单、学位、毕业生就业派遣通知书、体检表、义务献血、助学贷款等材料应在学生毕业当年的 6 月 30 日前移交干部人事档案室。

六 干部人事档案利用

（一）查阅干部人事档案，必须是中共党员。

（二）查阅干部人事档案应按干部管理权限阅档，一般不应查阅本部门领导干部的档案，不能跨部门查阅干部人事档案（组织、人事、纪检、监察、保卫、专职档案干部因工作需要除外）。其它因工作需要了解干部情况时，需经党委、组织或人事部门同意后，由干部人事档案部门提供情况。

（三）一般情况下，任何人不得查阅本人及亲属的档案（教工因升学、出国需要成绩单的，可持本院分党委或人事处出具的介绍信来办理事宜）。

（四）干部人事档案原则上不予外借，因特殊情况需要借用档案的，需经组织人事部门同意，并办理借阅手续。档案借出后应妥善保管，严格保密，不准转借或让无关人员翻阅，借用时间最长10个工作日，用毕及时归还。

（五）管理学生的工作人员，可查阅借用所管辖的学生档案材料。

（六）外调人员需要查阅我校人员档案时，应出示县、处级以上党委部门或人事部门的阅档介绍信（信上要注明来人政治面貌、阅档目的），并且需要经过我校相关部门负责人的批准。

（七）查阅干部人事档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，对档案材料不得涂改、拆散、抽出、增添、画圈、污损，未经批准不得复制干部人事档案材料，经批准后摘抄、复制的材料应妥善保管，用毕自行销毁。

（八）阅档者应严格遵守以上规定，违反规定的，视情节轻重予以严肃处理。

七 干部人事档案的保管、保护、转递

（一）为确保干部人事档案的绝对安全，要建立坚固的、防火防潮的专用库房，配置铁制的档案柜。库房面积每千卷不少于20－25平房米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设施。库房内不准存放无关物品。

（二）应经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设备；经常对库房进行清扫和通风，以保持库房内清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度14℃－24℃，相对湿度45°－65°）。

（三）无关人员不得进入档案库房，库房内严禁吸烟，更不准将明火带入库房。

（四）保管干部人事档案，应建立干部档案的底帐登记薄（册），查借阅登记薄（册），转递（收文、发文）登记薄（册）。应制定检查统计制度，每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。

（五）转递档案必须严密包封，通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。

（六）转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。接收单位对转入的档案要认真检查验收。

（七）收到档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。逾期一个月未退回者，转出单位应及时催问，以防丢失。

（八）要严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。对已出现的“无头档案”应认真查转。对属于查不到干部下落的，凡有保存价值的档案材料可以移交干部原籍档案馆保存。

八 附 则

（一）本规定由干部人事档案室负责解释。

（二）本规定自公布之日起实行。