北京林业大学研究生国内外学术交流资助管理办法（2019年2月修订）

北林研办发〔2013〕23号

（2019年2月修订）

 

为促进研究生从事高水平的科研活动，在广大研究生中营造崇尚科学、积极进取、勇于创新的优良学术氛围，提高我校研究生的科学研究水平，研究生院在中央财政专项研究生院建设项目的支持下，继续资助研究生参加国内外举行的高水平学术会议。为做好有关工作，特制定本管理办法。

一、资助会议类型

1、国（境）外举行的国际学术会议；

2、国内举行的国际学术会议；

3、全国性机构举行的高水平国内学术会议。

二、申报对象

1、申请人应为我校优秀在读博士研究生和硕士研究生（不包括在职攻读学位的学生），品学兼优，成绩优良；

2、申请人提交的学术论文/摘要/作品/其他被本学科领域高水平的国内、国际学术会议正式接收（本人为第一作者）；

3、申请人已获在学术会议上作大会主题（旨）发言或大会（或分组）口头学术报告或进行海报张贴的邀请或书面通知；

4、资助的参会形式优先次序依次为：大会主题（旨）发言、大会一般口头报告、分组口头报告、海报张贴；同一参会形式下优先资助的研究生类型次序依次为：博士研究生、学术型硕士研究生、专业学位研究生; 同一参会形式、同一研究生类型下，研究生在学期间已以第一作者、“北京林业大学”为第一署名单位正式发表学术论文（在学期间申请获得授权的发明专利也可视为同等数量的SCI、EI检索源学术刊物上发表的论文）成果多的研究生优先资助；每年同一申请人受资助的次数和同一导师指导的研究生获得该项目的受资助人数视当年研究生学术交流经费支持的额度而定。

5、申请时有下列情形之一者，不予以资助：

（1）在校期间受过处分，或有学术不端行为的；

（2）因身体或其他不可抗拒原因，不适合参加国内、国际学术会议的；

（3）申请资助的学术会议召开日期超出申请者毕业派遣日期的；

（4）申请必备材料不齐全、或申请材料中提供虚假信息的。

三、资助形式

具体资助形式见《北京林业大学研究生国内外学术会议交流费用报销说明》。

四、工作流程

（一）申请人提交申请材料

申请国内外学术会议资助的研究生应在规定时间内向学院提交以下申请材料：

1、《北京林业大学研究生出国(境)参加国际学术会议申请表》或《北京林业大学研究生参加国内学术会议申请表》（1份）。该表格需由导师签字，学院主管领导签字并加盖学院公章；

2、《北京林业大学研究生出国（境）参加国际学术会议资助协议书》或《北京林业大学研究生参加国内学术会议资助协议书》。该协议书一式两份，由申请者本人和导师签字确认；

3、申请人受邀在国内外学术会议上作大会主题（旨）发言或大会（或分组）口头学术报告或进行海报张贴的邀请函。其中，电子邮件形式的邀请函需由导师签字确认，非英语邀请函应提供经导师签字确认的中文翻译件（一式一份）；

4、参会论文/摘要/作品/其他复印件（一式一份）；

5、已审批同意的《北京林业大学研究生出国（境）协议书》（1份）。该协议书在“研究生院主页—下载中心—学籍资料”处下载打印一式三份，经导师、学院以及党委研究生工作部（主楼206）审批签字（盖章）后由申请者本人、研究生院培养处、党委研究生工作部各留一份。

6、学术论文/摘要/作品/其他已被会议录用的证明（如有，提供1份）；

7、在学期间正式发表的学术论文（含封皮、目录、正文首页，如有，提供1篇即可）；

8、与参加会议有关的其他资助来源的证明材料（如有，提供一式一份）。

以上材料中，1-4项为研究生申请参加国内举办的学术会议时必备材料，1-5项为申请出国(境)参加国际学术会议时必备材料。

（二）学院审核、申报

各学院对研究生所参加学术会议的内容、在所属学科领域的学术水平等情况进行审核，确定资助名单，并在申报时间内将审核通过的申请人名单及上述各项申请材料交到研究生院。

（三）研究生院复核、公布

研究生院根据学校当年该项目经费额度，结合申请者的实际情况对学院审核的资助申请名单进行复核，并在研究生院网页公布。

（四）研究生院资助

1、受资助者应在会议结束后10天之内（假期除外）持参会报销单、票据以及《北京林业大学研究生参加国内学术会议情况汇报表》或《北京林业大学研究生参加国（境）外学术会议情况汇报表》、《北京林业大学研究生学术会议情况调查问卷》、护照（包括签证和出入境记录复印件，仅出国（境）参加会议者需要）、口头报告/海报张贴的证书/照片以及其他材料，如论文（摘要）集封面、论文（摘要）所在目录页、文章（摘要）页等复印件（如有，则需提供）（各一式一份）到研究生院审核，审核前须将电子汇报材料（其中照片格式为jpg格式，证书格式为PDF格式）发送至liucq03@163.com,审核通过后办理会议费用报销手续。具体费用报销说明见《北京林业大学研究生国内外学术会议交流费用报销说明》。

2、拟资助者有下列情形之一的，将取消本次资助资格：

（1）未成行者；

（2）资助名单确定后受到处分，或有学术不端行为的；

（3）未经研究生院批准而擅自变更会议或改变会议行程者；

（4）已会但未根据申报的参会形式进行学术交流者；

（5）无故未在规定时间上报汇报材料者；

（6）汇报材料内容不完整、或汇报材料中提供虚假信息者。

五、重点注意事项

1、获批出国（境）参加学术会议的研究生，会议结束后应按期返校，若期满未归，学校将有权取消其学籍；

2、对出国（境）参加学术会议的研究生，学校不办理学历证明，不开具作为出国留学用的研究生学习成绩单，不协助办理旅居国外的任何公证；

3、出国（境）参加学术会议的研究生应认真学习《北京林业大学研究生出国（境）管理规定》,并于出国（境）前完成《北京林业大学研究生出国（境）协议书》的签订。

4、受资助者在会议交流或会后宣传报道时，应标明“受北京林业大学研究生院国内外学术交流项目资助参会”。

六、本办法由研究生院和党委研究生工作部负责解释，自公布之日起实施。